Kiedy dzwonić do klienta? Mapa godzin i dni zgłoszeń sprzedających
Kiedy dzwonić do klienta, który zostawił numer? W danych jednego biura 58,9% zgłoszeń sprzedających (n = 333) wpada poza godzinami pracy.
Kiedy dzwonić do klienta, który zostawił numer? Jak najszybciej po zgłoszeniu, nie o „idealnej godzinie”. W danych z ImmoCRM, CRM dla biur nieruchomości, 58,9% zgłoszeń sprzedających (n = 333) wpłynęło poza oknem od poniedziałku do piątku, od 8:00 do 18:00, a 95,6% telefonów agentów padło właśnie w tym oknie.
Przykład: w sobotę o 20:40 właścicielka trzypokojowego mieszkania siada z telefonem i wpisuje adres do formularza wyceny na stronie biura. Zostawia numer. W poniedziałek o 12:30 agent wraca z prezentacji, widzi zgłoszenie sprzed prawie 40 godzin i dzwoni.
Właścicielka nie odbiera, bo jest w pracy, a do wtorku zdąży porozmawiać z dwoma innymi biurami. Ten scenariusz jest wymyślony, ale układ godzin w nim odpowiada danym, które pokazuję niżej.
Pytanie, kiedy dzwonić do klienta, który sam zostawił numer, ma prostą odpowiedź: jak najszybciej po zgłoszeniu, a nie o „najlepszej godzinie” z poradników. Godzina ma drugorzędne znaczenie wobec czasu reakcji. Kłopot w tym, że w danych jednego biura nieruchomości 58,9% zgłoszeń sprzedających wpłynęło poza oknem od poniedziałku do piątku, od 8:00 do 18:00, a 95,6% zapisanych prób kontaktu agenci wykonali właśnie w tym oknie.
Zamiast szukać idealnej godziny, ułóż grafik dyżurów obejmujący część wieczorów i weekendu, a resztę zgłoszeń obsłuż automatyczną pierwszą odpowiedzią z pytaniem, o której zadzwonić. Niżej mapa godzin i dni, jakość leadów z różnych pór i gotowe grafiki dyżurów.
Skąd dane: Dane pochodzą z systemu ImmoCRM i dotyczą jednego biura nieruchomości z rynku wtórnego (agencja, kilku agentów): zgłoszenia z ok. 4 miesięcy (od połowy maja do początku września 2026), po usunięciu duplikatów numerów telefonu. U drugiego biura w bazie (agenta działającego samodzielnie) zgłoszeń było za mało na rozkład godzinowy. To szczegółowy obraz jednego biura, a nie próbka reprezentatywna dla rynku.
Kiedy dzwonić do klienta, który sam zostawił numer?
Większość porad o tym, kiedy dzwonić, dotyczy zimnych telefonów do firm. RejestrB2B poleca np. okna 8:00 do 9:00, 10:30 do 12:00 i 15:00 do 16:30 i odradza porę lunchu. To ma sens, gdy dzwonisz do pracownika przy biurku. Sprzedający mieszkanie, który sam wypełnił formularz, to inna sytuacja: nie musisz go przekonywać do rozmowy, musisz go złapać, zanim zrobi to inne biuro.
Nawet wśród porad o zimnych telefonach nie ma zgody. Zestawienie tl;dv cytuje ekspertów, z których jedni wskazują środę i czwartek, inni piątek, a jeszcze inni sobotni poranek.
U źródła wielu takich porad leży badanie Lead Response Management z 2007 r. (USA, 6 firm, ponad 15 000 leadów z formularzy internetowych i ponad 100 000 prób kontaktu). Badanie dotyczyło więc właśnie oddzwaniania do osób, które same zostawiły dane, a porady o zimnych telefonach powtarzają jego wyniki o porach. Wyszło w nim, że środa i czwartek dają o 49,7% więcej kontaktów niż najgorszy dzień, a blok 16:00 do 18:00 o 114% więcej niż najgorsza pora (Lead Response Management Study, 2007).
Ci sami autorzy piszą jednak, że wpływ czasu reakcji przyćmił i dzień, i godzinę: szansa na kontakt jest 100 razy mniejsza, gdy dzwonisz po 30 minutach zamiast po 5. Do tego autorzy, podając najlepsze pory, zaznaczyli, że godzin po 18:00 nie uznają za standardowy czas pracy. Ich wnioski o najlepszych porach nie mówią więc nic o wieczorze, a właśnie wtedy sprzedający mają czas.
| Zimny telefon (B2B) | Zgłoszenie z formularza | |
|---|---|---|
| Kto odbiera | pracownik firmy przy biurku | osoba prywatna, która sama zostawiła numer |
| Kiedy ma czas | w godzinach pracy | często po pracy i w weekend |
| Co decyduje o wyniku | trafienie w dobrą porę | szybkość reakcji i dostępność biura |
| Skąd porady | doświadczenie handlowców, badania z USA | dane z własnego CRM |
Odpowiedź dla zgłoszeń z formularza: dzwoń w ciągu kilku minut, jeśli ktoś ma dyżur. Jeśli nikt nie ma, wyślij od razu SMS z pytaniem o dogodną godzinę i zadzwoń na początku najbliższego dyżuru.
O której sprzedający zostawiają dane? Rozkład godzin
„Zgłoszenie sprzedającego” to tu lead z wyceny online na stronie biura, z kampanii Meta Lead Ads skierowanej do sprzedających albo z formularza „sprzedaż nieruchomości” na stronie. Najwięcej takich zgłoszeń wpada po południu: blok 15:00 do 18:00 to 22,8% wszystkich (n = 333). Kolejne trzy godziny, 18:00 do 21:00, to 16,5%, a 21:00 do 24:00 jeszcze 15,3%. Razem wieczór od 18:00 do północy daje 31,8% zgłoszeń, więcej niż blok 15:00 do 18:00, choć trwa dwa razy dłużej.
Między 19:00 a 22:59 wpłynęło 21,6% zgłoszeń sprzedających. Noc, od 22:00 do 7:00, to 15,0% zgłoszeń. Jeśli biuro odbiera telefony do 18:00, prawie co trzecie zgłoszenie sprzedającego (29,7%) wpływa w dzień roboczy po 18:00 albo w nocy i czeka co najmniej do rana. Kolejne 29,1% wpływa w weekend.
Podobny rozkład widać we wszystkich zgłoszeniach z formularza, przez który biuro prowadzi wycenę mieszkania online, także tych, które nie trafiły do CRM. To 560 unikalnych numerów; część to te same osoby co wyżej i nie wszystkie to sprzedający. Poza dniami roboczymi 8:00 do 18:00 wpłynęło 58,4% z nich, a między 19:00 a 22:59 21,3%.
Według danych Otodom (artykuł z 2022 r., dane z 2021 r.) użytkownicy najczęściej szukają ofert po południu i wieczorem, między 19 a 21. To głównie kupujący i najemcy, ale pora ta sama: po pracy.
Jaki dzień tygodnia jest najlepszy na telefon do klienta? Kiedy wpada najwięcej zgłoszeń
Przy zgłoszeniach z formularza najlepszy dzień to ten, w którym klient zostawił numer, a najważniejszy dla biura jest poniedziałek rano, bo wtedy czekają zgłoszenia z weekendu.
| Dzień | Zgłoszenia sprzedających | Udział (n = 333) | Wszystkie zgłoszenia biura | Udział (n = 452) |
|---|---|---|---|---|
| poniedziałek | 42 | 12,6% | 60 | 13,3% |
| wtorek | 47 | 14,1% | 66 | 14,6% |
| środa | 42 | 12,6% | 55 | 12,2% |
| czwartek | 58 | 17,4% | 68 | 15,0% |
| piątek | 47 | 14,1% | 72 | 15,9% |
| sobota | 41 | 12,3% | 54 | 11,9% |
| niedziela | 56 | 16,8% | 77 | 17,0% |
Źródło: dane ImmoCRM, jedno biuro nieruchomości, od maja do września 2026.
Najwięcej zgłoszeń sprzedających wpłynęło w czwartek (17,4%) i w niedzielę (16,8%), najmniej w sobotę (12,3%) oraz w poniedziałek i środę (po 12,6%). Różnice między dniami są umiarkowane. Na pojedynczy dzień przypada mniej niż 100 zgłoszeń, więc pokazuję tylko udziały, bez wniosków o jakości leadów z konkretnego dnia.
Ważniejszy od pojedynczego dnia jest blok weekendowy. Od piątku 18:00 do końca niedzieli wpłynęło 30,9% zgłoszeń sprzedających. Jeśli biuro wraca do telefonów w poniedziałek o 8:00, prawie co trzecie zgłoszenie z tygodnia czeka w kolejce, a zgłoszenie wysłane w piątek o 18:15 czeka prawie 62 godziny.
Niedzielny szczyt zgadza się z obserwacją Otodom: największe zainteresowanie ofertami jest w niedzielę, a poniedziałek jest tuż za nią (Otodom, 2022). Dla biura bez weekendowego dyżuru wniosek jest prosty: pierwsza godzina poniedziałku należy do zgłoszeń z weekendu.
Czy lead z wieczoru albo weekendu jest gorszy?
Częste założenie brzmi: kto wypełnia formularz o 23:00, ten tylko sprawdza cenę z ciekawości. W tych danych tak nie jest.
| Kiedy wpłynęło zgłoszenie | Sprzedający: n | Zakwalifikowane | Spotkanie | Wszystkie: n | Zakwalifikowane | Spotkanie |
|---|---|---|---|---|---|---|
| dni robocze 8:00 do 17:59 | 137 | 19,7% | 8,0% | 183 | 20,8% | 7,7% |
| dni robocze 18:00 do 7:59 | 99 (mała próba) | 18,2% | 10,1% | 138 | 23,9% | 7,2% |
| sobota i niedziela | 97 (mała próba) | 17,5% | 9,3% | 131 | 19,1% | 6,9% |
| razem | 333 | 18,6% | 9,0% | 452 | 21,2% | 7,3% |
Źródło: dane ImmoCRM, jedno biuro nieruchomości, od maja do września 2026.
Odsetek spotkań wśród sprzedających różni się o około 2 punkty procentowe, a przy próbach poniżej 100 zgłoszeń to za mało, żeby wyciągać wnioski w którąkolwiek stronę.
Fałszywych zgłoszeń, czyli oznaczonych tak w CRM, było podobnie dużo o każdej porze: 7,7% w dni robocze w dzień, 9,4% wieczorem i w nocy, 8,4% w weekend (wszystkie zgłoszenia, n = 452). Wśród sprzedających wieczorem i w nocy było ich więcej: 13,1% wobec 8,8% w dzień roboczy i 9,3% w weekend (99 zgłoszeń, mała próba), co może być przypadkiem.
Nie wynika z tego, że weekend daje lepsze leady. Wynika tyle, że nie ma powodu traktować ich jak leadów drugiej kategorii i obsługiwać wolniej. Każde zgłoszenie z reklamy ma swoją cenę, a w case study policzyłem, ile kosztuje umowa pośrednictwa z Meta Ads, gdy biuro mierzy każdy etap lejka.
O której dzwonić do klienta, żeby odebrał? Kiedy biuro naprawdę dzwoni
W tym samym biurze agenci zapisali w CRM 389 prób kontaktu telefonicznego do 165 leadów (od czerwca do września 2026, wszystkie typy zgłoszeń). 95,6% z nich, czyli 372, wykonali od poniedziałku do piątku między 8:00 a 17:59. Po 18:00 w dni robocze zapisano 1,8% prób, w weekend 2,6%, a ponad połowa (53,7%) przypadła na dni robocze między 12:00 a 14:59.
Zestaw to z danymi o zgłoszeniach: 58,9% zgłoszeń sprzedających wpływa poza oknem, w którym biuro wykonuje 95,6% telefonów. To nie zarzut wobec agentów, tylko skutek grafiku, w którym nikt nie ma wieczornego ani weekendowego dyżuru.
Odbieralność wyniosła 28,3% (110 z 389 prób skończyło się rozmową) i w ciągu dnia roboczego prawie się nie zmieniała. Rano, w bloku 8 do 12, odebrano 30,3% prób (76 prób, mało danych), w bloku 12 do 15 27,3% (209 prób), a w bloku 15 do 18 29,9% (87 prób, mało danych).
Nie wiem, czy wieczorem klienci odbierają częściej, bo biuro prawie nie dzwoni wieczorem (7 prób). To warto przetestować: przez miesiąc dzwoń do części zgłoszeń z dnia o 18:30 lub 19:00 i zapisuj wynik każdej próby. Wiele call center przyjmuje, że do klientów prywatnych można dzwonić do 20:00 (TMSolution). Zastrzeżenie: liczę tylko próby zapisane w CRM przyciskami „odebrał” i „nie odebrał”, więc telefon z prywatnej komórki bez wpisu jest tu niewidoczny.
Ile czeka lead z wieczoru i weekendu? Czas reakcji poza godzinami pracy
Czas reakcji to tu czas do pierwszej zmiany statusu lub zapisanej próby kontaktu w CRM. Telefon mógł paść wcześniej bez wpisu, więc to raczej górna granica. Tabela pokazuje, co dzieje się ze zgłoszeniem, gdy biuro nie ma dyżuru ani procesu na godziny poza pracą.
| Kiedy wpłynęło zgłoszenie | n | Reakcja do 1 h | Do 4 h | Do 24 h | Mediana |
|---|---|---|---|---|---|
| dni robocze 8:00 do 17:59 | 166 | 8,4% | 25,9% | 44,0% | 26,2 h |
| dni robocze wieczór i noc | 125 | 3,2% | 6,4% | 33,6% | 44,7 h |
| sobota i niedziela | 119 | 1,7% | 4,2% | 18,5% | 53,2 h |
Źródło: dane ImmoCRM, jedno biuro nieruchomości, wszystkie zgłoszenia z ok. 4 miesięcy (od czerwca do września 2026), n = 410. Mediana liczona dla leadów z zapisaną reakcją.
Zgłoszenie z dnia roboczego miało zapisaną reakcję w ciągu 4 godzin w 25,9% przypadków, zgłoszenie z weekendu w 4,2%. Mediana dla weekendu to ponad dwie doby. Dlaczego czas reakcji na lead tak mocno wpływa na wynik i jak zautomatyzować pierwszą odpowiedź, opisałem osobno. Tu wystarczy wniosek: bez dyżuru i bez automatycznej wiadomości zgłoszenie z soboty zwykle czeka do poniedziałku.
Jak ułożyć dyżury agentów, żeby nie przegapić zgłoszeń?
Policzyłem, jaki odsetek zgłoszeń sprzedających wpłynął w godzinach dyżuru przy siedmiu różnych grafikach. Klasyczne 9:00 do 17:00 od poniedziałku do piątku łapie 32,1% zgłoszeń, a 8:00 do 18:00 w dni robocze 41,1%. Przedłużenie dni roboczych do 20:00 i dodanie soboty 10:00 do 14:00 daje 51,7%, a dni robocze do 21:00 plus weekend 10:00 do 18:00 już 66,7%, czyli 2 z 3 zgłoszeń.
Codzienny dyżur 8:00 do 21:00 obejmuje 74,8%, a 8:00 do 22:00 81,1%. Noc od 22:00 do 7:00 to 15,0% zgłoszeń i tej pory nie da się rozsądnie obsadzić, więc wtedy pracuje automatyczna wiadomość.
Poniżej przykładowe grafiki dla trzech wielkości biura. Pokrycie policzyłem na danych tego jednego biura (n = 333), więc u Ciebie wynik będzie inny, ale kolejność grafików raczej się nie zmieni.
| Wielkość biura | Dyżur w dni robocze | Weekend | Pokrycie | Co poza dyżurem |
|---|---|---|---|---|
| Agent solo | 8:00 do 20:00 | sobota 10:00 do 14:00 | 51,7% | automatyczny SMS z pytaniem o godzinę; w poniedziałek 8:00 do 9:30 blok oddzwonień do zgłoszeń z weekendu |
| Biuro 3 agentów | 8:00 do 18:00 wszyscy, 18:00 do 21:00 jedna osoba w rotacji | sobota i niedziela 10:00 do 18:00, jedna osoba co trzeci weekend | 66,7% | SMS z pytaniem o godzinę, telefon w pierwszej godzinie najbliższego dyżuru |
| Biuro 6+ agentów | dwie zmiany: 8:00 do 15:00 i 14:00 do 21:00 | te same dwie zmiany w rotacji | 74,8% (81,1% przy drugiej zmianie do 22:00) | SMS w nocy, telefon od 8:00 |
Kilka zasad, które sprawiają, że taki grafik działa:
- Dyżur oznacza jedną osobę, która odbiera nowe zgłoszenia i dzwoni w ciągu kilku minut, a nie cały zespół „pod telefonem”.
- Rotację wieczorną i weekendową ustal w umowie z agentem, razem z tym, jak rozliczacie te godziny.
- Poniedziałek 8:00 do 9:30 to blok na zgłoszenia z weekendu, zanim zaczną się spotkania.
- Raz w miesiącu sprawdź, jaki odsetek zgłoszeń wpadł w godzinach dyżuru, i przesuń grafik tam, gdzie leży największa dziura.
Na godziny poza dyżurem przygotuj trzy wiadomości. Otodom radzi pośrednikom nagrać komunikat z godzinami dostępności i ustawić autoresponder e-mail, żeby klient poza godzinami pracy i w weekend nie czuł się zignorowany (Otodom, 2022). Gotowe treści do skopiowania:
SMS poza dyżurem (przykładowa treść): Dzień dobry, tu [imię] z [nazwa biura]. Dziękuję za prośbę o wycenę mieszkania. Zadzwonię [jutro / w poniedziałek] między 8:00 a 10:00. Jeśli inna godzina będzie wygodniejsza, proszę odpisać np. „17”.
Poczta głosowa (przykładowa treść): Dzień dobry, tu [imię] z [nazwa biura]. Odbieram od poniedziałku do piątku od 8:00 do 20:00 i w soboty od 10:00 do 14:00. Proszę napisać SMS z godziną, o której mam oddzwonić, a zadzwonię na początku najbliższego dyżuru.
Autoresponder e-mail (przykładowa treść): Dziękuję za wiadomość. Odpowiadam w dni robocze od 8:00 do 20:00 i w soboty od 10:00 do 14:00. Jeśli chodzi o sprzedaż mieszkania, proszę podać numer telefonu i godzinę, o której wygodnie rozmawiać, a zadzwonię wtedy.
Dzień wpisz według najbliższego dyżuru, nie zawsze jest to jutro.
W ImmoCRM część z tego dzieje się sama. Lead z formularza Meta Lead Ads o każdej porze dostaje od razu SMS: „Cześć {imię}, mamy Twoje zapytanie. Odezwę się jak najszybciej. Wolisz o konkretnej godzinie? Napisz.”
Na stronach z quizem biuro może włączyć krok „Kiedy mamy zadzwonić?”. Automatyczne przypisanie wybiera tylko agentów oznaczonych jako dostępnych, ale dyżur ustawia się ręcznie przełącznikiem dostępności, bo kalendarza zmian w systemie nie ma. Przypomnienia o nieobsłużonym leadzie na Telegramie idą tylko w ustawionych godzinach pracy, które są takie same w każdy dzień tygodnia. Jeśli porównujesz systemy, przeczytaj, jak wybrać CRM dla biura nieruchomości.
Jak liczyliśmy
- Jedno biuro nieruchomości z rynku wtórnego (agencja, kilku agentów), dane z systemu ImmoCRM. Wyniki nie są reprezentatywne dla rynku.
- Okres: zgłoszenia z ok. 4 miesięcy (od połowy maja do początku września 2026); czas reakcji i próby kontaktu liczone dla okresu od czerwca do września 2026. Okno zgłoszeń kończy się ok. miesiąc przed publikacją, żeby zdążyły paść spotkania; czas reakcji i próby kontaktu liczę do ok. 2 tygodni przed publikacją.
- Tylko zgłoszenia, które wpłynęły do CRM na bieżąco. Historia zaimportowana z arkuszy jest pominięta, bo jej godziny są sztuczne. Duplikaty usunięte po numerze telefonu.
- Godziny i dni tygodnia według czasu polskiego.
- Zgłoszenie sprzedającego: lead z wyceny online na stronie biura, z kampanii Meta Lead Ads dla sprzedających albo z formularza „sprzedaż nieruchomości”.
- Zakwalifikowane: lead, który w CRM doszedł co najmniej do etapu „umówić spotkanie” albo został oznaczony jako chcący współpracować w ciągu 6 miesięcy. Spotkanie: lead, przy którym zapisano umówione spotkanie (także później odwołane) albo transakcję.
- Czas reakcji: czas do pierwszej zmiany statusu lub zapisanej próby kontaktu w CRM. Próby kontaktu: tylko zapisane z wynikiem „odebrał” lub „nie odebrał”.
- Grupy poniżej 100 zgłoszeń oznaczam jako małą próbę. Odsetków dla pojedynczych godzin i dni nie pokazuję, tylko liczby i udziały.
O ImmoCRM. Dostarczamy biurom nieruchomości leady, spotkania ze sprzedającymi i podpisane umowy pośrednictwa. Do tego własny CRM dla biur nieruchomości, osobno albo w pakiecie. Jedyna taka agencja w Polsce: w jednej firmie kampanie z mierzonym kosztem umowy (case studies) i CRM zbudowany pod tę niszę. Wyceniarka z CRM od 1 200 zł, pozostałe usługi wycena indywidualna.
Najczęstsze pytania
O której najlepiej dzwonić do klienta, który zostawił numer?
Najlepiej w ciągu kilku minut od zgłoszenia, niezależnie od godziny. Czas reakcji ma większe znaczenie niż pora dnia: nawet autorzy amerykańskiego badania Lead Response Management z 2007 r., na którym opiera się wiele porad o najlepszej porze, uznali, że szybkość przyćmiewa dzień i godzinę. Jeśli zgłoszenie przyszło, gdy nikt nie ma dyżuru, wyślij od razu SMS z podziękowaniem i pytaniem, o której zadzwonić, a potem zadzwoń na początku najbliższego dyżuru. W danych jednego biura nieruchomości (389 zapisanych prób kontaktu od czerwca do września 2026) odbieralność w dni robocze była podobna rano, w południe i po południu, około 27 do 30%.
Jaki dzień tygodnia jest najlepszy na telefon do klienta?
Przy zgłoszeniach z formularza ważniejsze jest to, kiedy klienci zostawiają dane, bo telefon powinien paść zaraz potem. W danych jednego biura nieruchomości (333 zgłoszenia sprzedających z ok. 4 miesięcy) najwięcej zgłoszeń sprzedających wpłynęło w czwartek (17,4%) i w niedzielę (16,8%), a od piątku 18:00 do końca niedzieli prawie co trzecie (30,9%). Dane Otodom z 2021 r. też wskazują niedzielę jako dzień największego zainteresowania ofertami. Dla biura bez weekendowego dyżuru kluczowy jest więc poniedziałek rano: wtedy oddzwania do zaległych zgłoszeń, więc warto zarezerwować na to pierwszą godzinę dnia.
Do której godziny wypada dzwonić do klienta?
Nie ma jednej granicy, która pasuje każdemu. Część call center przyjmuje granicę 20:00 dla klientów prywatnych. Wieczór to jednocześnie pora, w której wielu sprzedających zostawia dane: w danych jednego biura nieruchomości (333 zgłoszenia sprzedających z ok. 4 miesięcy) 21,6% zgłoszeń sprzedających wpłynęło między 19:00 a 22:59. W tych danych nie da się sprawdzić, czy wieczorem klienci częściej odbierają, bo biuro prawie nie dzwoniło po 18:00. Najprostsze rozwiązanie to zapytać: w pierwszym SMS-ie poproś o godzinę, o której klientowi wygodnie rozmawiać, i zadzwoń wtedy. Późnym wieczorem lepiej wysłać wiadomość niż dzwonić.
Czy dzwonić do klienta w weekend?
Tak, jeśli klient sam zostawił numer w weekend, a biuro ma kogoś na dyżurze. W danych jednego biura nieruchomości (333 zgłoszenia sprzedających z ok. 4 miesięcy) 29,1% zgłoszeń sprzedających wpłynęło w sobotę lub niedzielę, a odsetek umówionych spotkań z tych zgłoszeń był podobny jak z dni roboczych w godzinach pracy (9,3% przy 97 zgłoszeniach, mała próba, wobec 8,0% przy 137). Bez dyżuru takie zgłoszenie zwykle czeka do poniedziałku: tylko 4,2% ze 119 leadów z weekendu miało zapisaną reakcję w ciągu 4 godzin. Jeśli nie możesz dyżurować w całe weekendy, zacznij od soboty 10:00 do 14:00 albo od rotacji co trzeci weekend w większym zespole.
Co zrobić z leadem, który przyszedł w nocy?
Nie dzwoń w nocy. Wyślij od razu automatyczny SMS z podziękowaniem i pytaniem o dogodną godzinę rozmowy, a zadzwoń na początku najbliższego dyżuru, najlepiej w pierwszej godzinie pracy. W danych jednego biura nieruchomości (333 zgłoszenia sprzedających z ok. 4 miesięcy) między 22:00 a 7:00 wpłynęło 15,0% zgłoszeń sprzedających, więc to stała część napływu, a nie wyjątek. Tych godzin nie da się rozsądnie obsadzić, dlatego liczy się dobra pierwsza wiadomość i to, żeby rano taki lead był pierwszy w kolejce, przed nowymi zgłoszeniami z bieżącego dnia.
Jak szybko oddzwonić do klienta, który zostawił numer?
W ciągu kilku minut, jeśli ktoś ma dyżur. Jeśli nikt nie ma, wyślij od razu SMS z podziękowaniem i pytaniem o dogodną godzinę, a zadzwoń na początku najbliższego dyżuru. W amerykańskim badaniu Lead Response Management z 2007 r. szansa na kontakt była 100 razy mniejsza, gdy telefon padał po 30 minutach zamiast po 5. Bez dyżuru i bez automatycznej wiadomości zgłoszenie długo czeka: w danych jednego biura nieruchomości tylko 4,2% leadów z weekendu (119 zgłoszeń) miało zapisaną reakcję w ciągu 4 godzin, a mediana czasu reakcji dla weekendu przekroczyła dwie doby.